Politique de confidentialité

1. Portée de la politique

Cette politique s’applique au site DJoe.ca, à ses formulaires et portails, à l’application et au bot Discord KOS, ainsi qu’aux services d’automatisation par intelligence artificielle exploités par DJOE. Elle explique les pratiques relatives aux renseignements personnels recueillis par un moyen technologique.

Elle ne remplace pas la politique d’un client de DJOE lorsque celui-ci détermine lui-même les objectifs et les moyens d’un traitement dans son espace privé. Dans ce cas, DJOE peut agir comme fournisseur de services et le client demeure responsable de ses propres obligations.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

La direction de DJOE assume la fonction de Responsable de la protection des renseignements personnels. Les demandes d’accès, de rectification, de retrait de consentement, de portabilité, de plainte ou d’information peuvent être envoyées à :

3. Renseignements susceptibles d’être recueillis

Site et demandes de service : nom, adresse courriel, entreprise, service recherché, message, documents transmis volontairement et historique des échanges.

KOS et Discord : identifiants Discord de l’utilisateur, du serveur, du canal ou du rôle; nom d’affichage; commandes; contenu explicitement adressé à KOS; pièces jointes choisies; horodatage; permissions; paramètres de l’espace de travail et résultats nécessaires pour répondre.

Données techniques : adresse IP, navigateur, appareil, langue, pages demandées, journaux d’erreurs, événements de sécurité et informations de connexion nécessaires au fonctionnement. DJOE ne demande jamais votre mot de passe Discord ni votre jeton de bot dans KOS.

4. Sources de collecte

Les renseignements proviennent principalement de vous lorsque vous remplissez un formulaire, communiquez avec DJOE, utilisez une commande ou téléversez un fichier. Certains identifiants et renseignements de contexte sont fournis par Discord ou par une intégration que votre organisation a choisi d’autoriser.

DJOE limite la collecte à ce qui est nécessaire pour un objectif sérieux, légitime et annoncé. Un espace client ne doit pas connecter une source de données sans autorisation appropriée.

5. Pourquoi les renseignements sont utilisés

• répondre à une demande et fournir le service choisi;
• authentifier les utilisateurs et appliquer les autorisations;
• exécuter une commande KOS et produire un résultat à valider;
• configurer une automatisation IA, une intégration ou un espace client;
• communiquer au sujet d’un projet, du soutien ou d’un incident;
• prévenir les abus, protéger les systèmes et diagnostiquer une erreur;
• respecter les obligations légales et défendre les droits de DJOE ou d’autrui.

DJOE n’utilise pas les renseignements personnels pour une finalité incompatible sans obtenir le consentement requis ou disposer d’une autorisation légale.

6. Traitement par intelligence artificielle

Lorsqu’une fonction IA est activée, le texte, les documents ou les instructions nécessaires peuvent être transmis au modèle sélectionné afin de produire une réponse, une extraction, une classification ou une automatisation. Le fournisseur dépend de la configuration du projet; une requête n’est pas automatiquement envoyée à tous les modèles compatibles.

Les options techniques évaluées ou intégrables peuvent comprendre OpenAI, Anthropic Claude, Google Gemini, xAI Grok, DeepSeek, Moonshot AI/Kimi et des modèles libres exécutés localement. Avant une utilisation en production, DJOE ou son client doit déterminer le fournisseur autorisé, la nature des données permises et les mesures de protection applicables.

KOS n’est pas destiné à prendre seul une décision produisant des effets juridiques ou un impact important sur une personne. Une validation humaine est requise pour les décisions importantes.

7. Fournisseurs et communications

DJOE peut communiquer les renseignements strictement nécessaires aux catégories de fournisseurs suivantes : Discord pour l’application KOS; hébergement et infrastructure; service de formulaire et de courriel; sécurité et soutien technique; modèle IA ou API expressément activé; conseiller professionnel; autorité publique lorsque la loi l’exige.

Le site utilise notamment une infrastructure AWS au Canada. Le traitement des formulaires peut faire intervenir Vercel et Resend. Certains fournisseurs de modèles ou de services peuvent traiter des données à l’extérieur du Québec ou du Canada. Lorsque la loi québécoise l’exige, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et des garanties contractuelles ou techniques doivent précéder l’activation en production.

DJOE ne vend pas les renseignements personnels.

8. Témoins de connexion et ressources externes

Les pages peuvent utiliser des mécanismes essentiels pour la sécurité, la session ou la préférence linguistique. À la date de cette politique, les pages légales n’installent pas de témoins publicitaires. Le site peut charger des ressources techniques, comme des polices Google Fonts ou une bibliothèque distribuée par un réseau de contenu, ce qui peut révéler l’adresse IP et des informations techniques au fournisseur.

Vous pouvez limiter certains témoins dans votre navigateur. Une fonction essentielle pourrait alors ne plus fonctionner correctement.

9. Conservation et destruction

DJOE conserve les renseignements seulement pendant la période nécessaire à l’objectif annoncé, à la relation commerciale, à la sécurité, aux sauvegardes et aux obligations fiscales ou légales. La durée varie selon la catégorie : une demande de contact peut être conservée pour assurer le suivi; un journal technique est conservé pour une période limitée; le contenu KOS dépend de la configuration et de la tâche autorisée.

Lorsque la finalité est accomplie et qu’aucune obligation n’exige la conservation, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences applicables. Vous pouvez demander la durée ou les critères précis applicables à votre dossier.

10. Mesures de sécurité

DJOE applique des mesures proportionnelles à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement HTTPS en transit, des contrôles d’accès, la séparation des espaces clients, l’authentification, la journalisation, des sauvegardes et la limitation des privilèges. Les accès administratifs sont réservés aux personnes qui en ont besoin.

Aucune technologie n’élimine entièrement les risques. En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, DJOE prendra les mesures exigées, notamment l’évaluation, la réduction du risque et les avis requis.

11. Vos droits

Sous réserve de la loi, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, le retrait d’un consentement, la cessation de certaines utilisations, leur suppression lorsqu’elle est applicable et la communication de renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi demander des explications sur une décision automatisée, si une telle fonction devait être utilisée.

Une demande doit permettre de vérifier raisonnablement votre identité. DJOE répondra dans les délais prévus par la loi. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

12. Renseignements concernant les mineurs

Les services d’automatisation pour entreprises ne ciblent pas les enfants. DJOE ne cherche pas sciemment à recueillir les renseignements d’un enfant de moins de 14 ans sans l’autorisation requise. Si vous croyez qu’un enfant a transmis des renseignements sans autorisation, communiquez avec le responsable afin que la situation soit évaluée.

13. Contrôle dans Discord

Un administrateur peut retirer KOS d’un serveur Discord ou révoquer ses permissions. Un utilisateur peut éviter de transmettre du contenu en n’utilisant pas les commandes et en ne mentionnant pas le bot. La suppression de KOS ne supprime pas automatiquement les données que Discord conserve selon sa propre politique ni les données devant être conservées légalement par DJOE.

14. Liens et politiques de tiers

Le site et KOS peuvent mener à des services externes. Leurs pratiques sont régies par leurs propres politiques, notamment celles de Discord et des fournisseurs activés. DJOE recommande de les consulter avant de connecter un compte ou de transmettre des renseignements.

15. Modifications de cette politique

DJOE révisera cette politique lorsque les fonctionnalités, les catégories de données, les fournisseurs ou les exigences légales changent. La date de mise à jour sera modifiée. Un avis clair sera diffusé avant qu’un changement important applicable à des renseignements déjà recueillis prenne effet, lorsque la loi l’exige.

16. Nous joindre

Pour exercer un droit, signaler une préoccupation ou poser une question sur la protection des renseignements personnels, écrivez à djoebase@proton.me en indiquant « Confidentialité » dans l’objet. N’envoyez pas de document d’identité avant d’avoir reçu des instructions sécurisées.